Veel ondernemingen zijn ondertussen vertrouwd met Microsoft Teams. Toen thuiswerk verplicht werd omwille van de coronapandemie schoot het gebruik van Teams pijlsnel omhoog. Om op afstand te werken moesten we immers kunnen videobellen en chatten met collega’s, klanten en leveranciers. Teams bewees de afgelopen maanden dus zijn nut als een efficiënte manier om te communiceren zowel op kantoor, thuis als onderweg. Echter de tool is meer dan chatten. Je kan ermee samenwerken aan projecten, bestanden delen, handige uitbreidingen installeren, live events organiseren, … en je kan er ook mee bellen.
Stel je even voor dat er geen klassieke telefooncentrale meer gebruikt wordt of zelfs geen VoIP-centrale, maar dat je ook kan bellen met Teams? Alle communicatie in één app.
Op welke manieren kan je bellen met Teams leveren aan klanten?
- Operator Connect
- Koppeling met een 3CX PBX
- Koppeling met 3CX, Xelion of Telepo PBX via Call2Teams
- Direct routing met Call2Teams
- Als plugin van Xelion
1: Dstny Operator Connect
Bij Operator Connect, maak je via Teams rechtstreeks verbinding met het traditionele telefoonnetwerk. Door de zogenaamde Operator Connect Service registreer je de Dstny trunk op de Microsoft Teams omgeving. Je kan dus als gebruiker op iedere locatie (met internetverbinding) bellen met Teams. Dit met dezelfde ervaring als op kantoor.
Voordelen
- Geen andere platformen nodig
- Eenvoudig in het gebruik
- Alleen Dstny Operator Connect en Microsoft Phone licenties nodig
Nadelen
- Beperkte centrale functionaliteit van MS-Teams telefoonoplossing. Uitgebreide informatie kan u hier vinden.
- Microsoft Phone licenties nodig
2: Koppeling met een 3CX telefooncentrale
De synchronisatie van Microsoft 365 accounts en 3CX is een enorme sprong voorwaarts. 3CX biedt native ondersteuning voor Microsoft Teams. Het brengt een reeks voordelen met zich mee zoals: gebruikers sync, kalender status sync en vooral de lang verwachtte integratie van Teams phone system! #DirectRouting.
3CX biedt een naadloze uniforme ervaring voor zowel 3CX-gebruikers die bellen naar Teams-gebruikers als voor Teams-gebruikers die bellen via een interface waarmee ze al vertrouwd zijn. Bovendien profiteren beheerders van een zeer complete PBX die veel eenvoudiger te gebruiken en te configureren is dan Teams.
Voordelen
- Native Teams integratie in 3CX, Direct Routing
- Alle telefooncentrale functionaliteit van 3CX
- 3CX gebruiker kunnen Teams gebruikers bellen en visa versa
- Bespaar op SBC-licenties, native integratie in 3CX
Nadelen
- Hogere kosten omdat er zowel 3CX Enterprise licenties nodig zijn als business Voice-licenties voor MS-Teams
- Lastigere configuratie
- SSL Certificate nodig
3: Koppeling met een 3CX, Xelion of Telepo PBX via Call2Teams
De Call2Teams oplossing is beschikbaar voor conectie met de hosted PBX van Xelion, Telepo en 3CX. Partners kunnen hiermee de PBX extensies koppelen aan het Teams-account van deze gebruikers. Microsoft Teams gebruikers hoeven nu niet meer over te schakelen naar de hosted telefoniecentrale van Telepo, Xelion of 3CX om te bellen of gebeld te worden. Andersom geldt hetzelfde. Je kan nu ook gesprekken vanuit Telepo, Xelion of 3CX routeren naar Teams en vervolgens in een Teams-sessie stappen.
Voordelen
- Alle telefooncentrale functionaliteit van Xelion, 3CX of Telepo naast Teams
- Gebruikers kunnen Teams gebruikers bellen en visa versa
- Bestaande nummers, routing en callcenter functionaliteit kunnen in het telefoonsysteem worden geconfigureerd en direct vanuit Microsoft Teams worden gebruikt.
Nadelen
- Hogere kosten omdat er zowel PBX en Call2teams licenties nodig zijn (en de Call2Teams app)
- In plaats van de voordeligere Call2Teams app kan je ook kiezen voor de business Voice-licenties voor MS-Teams.
4: Bellen met Call2Teams (Direct routing)
Bij direct routing met Call2Teams maakt u met Teams rechtstreeks verbinding met het traditionele telefoonnetwerk door een zogenaamde middleware koppeling . Je kan dus als gebruiker op iedere locatie (met internetverbinding) uitbellen met Teams en gesprekken ontvangen. Dit met dezelfde ervaring als op kantoor.
Uw telefonie wordt geconfigureerd in het Teams-admincenter binnen uw Office 365-cloudomgeving. Vanuit deze omgeving is er een connectie met de session border controller die dan weer gekoppeld is aan het telefonienetwerk middels een SIP trunk.
Voordelen
- Geen andere platformen nodig
- Eenvoudig in het gebruik
- Alleen Call2Teams en Microsoft Phone licenties nodig
Nadelen
- Beperkte centrale functionaliteit van MS-Teams telefoonoplossing. Uitgebreide informatie kan u hier vinden.
- Microsoft Phone licenties nodig
5: Als plugin van Xelion
Vanaf Xelion 8 (geplande releasedatum: eind september 2021) levert Xelion een plugin voor de desktop versie van Microsoft Teams. Hierbij is het dus mogelijk om binnen MS-Teams een call op te zetten via deze (gratis) plugin. Het aldus opgezette gesprek loopt via de Xelion client die dus ook geïnstalleerd moet zijn op de desbetreffende pc.
Omdat alle gesprekken lopen via de Xelion client (en dus via de Xelion telefooncentrale) zijn er geen phone-licenties nodig voor MS-Teams.
Voordelen
- Goedkoop. Geen telefoon-licenties nodig voor Microsoft, wel voor Xelion maar de integratie/plugin met Teams is gratis
- Eenvoudig in het gebruik
- Alle functionaliteit van uw Xelion centrale
Nadelen
- De installatie van de Xelion client op de PC is nodig, naast MS-Teams
- Inkomende gesprekken komen binnen in de Xelion App. (overigens zal dat voor de gebruiker weinig verschil uitmaken)
- De oplossing is alleen beschikbaar in combinatie met Xelion
Welke mogelijkheden biedt het telefoonsysteem van Teams zelf?
De functionaliteiten van Teams zijn continu in ontwikkeling. Hieronder kan je een overzicht vinden van de belangrijkste functies. Uitgebreide informatie kan je hier vinden.
- Keuzemenu’s waarbij bellers via ingesproken boodschappen een keuze maken.
- Call queues met welkomstboodschap, wachtmuziek en het doorverbinden naar beschikbare medewerkers in een bepaalde volgorde.
- Iedere gebruiker kan een voicemail instellen.
- Groepsoproepen en doorsturen naar groepen.
- Gesprekken doorverbinden, parkeren en terugnemen.
- Doorschakelen buiten kantooruren.
Welke toestellen kan ik gebruiken?
Er zijn verschillende opties om te bellen met Teams: met laptop of desktop in combinatie met een headset, met smartphone of met een telefoontoestel. Echter zijn niet alle telefoontoestellen compatibel met Teams-telefonie, maar er is een ruim aanbod aan Teams-gecertificeerde telefoons. Microsoft werkt aan een compatibiliteit voor ‘oudere’ SIP-telefoons. Dit is op dit moment nog niet actief en zal sowieso een beperkte functionaliteit aanbieden.
Hoe is de gebruikerservaring?
Als de medewerkers op dit moment al aan de slag zijn met Teams, zullen ze probleemloos kunnen telefoneren. Deze functionaliteit bevindt zich namelijk in dezelfde app. Voor medewerkers die nog geen Teams gebruiken, kan er een leercurve zijn. Alhoewel uit ervaringen met klanten blijkt dat Teams zeer intuïtief is. Natuurlijk is een duidelijke handleiding altijd aangeraden. Voor medewerkers met een Teams telefoontoestel zijn er, buiten de manier van inloggen, geen grote veranderingen met het standaard bellen. Afhankelijk van het type toestel zijn er verschillende Teams-functies geïntegreerd. Zoals bijvoorbeeld het raadplegen van de kalender